1. VERANTWORTLICHER
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Hostingpanel ist:
Pos-IT e.U.
Inhaber: Benjamin Pos
Herbststraße 71-75/8/2
1160 Wien
Österreich
E-Mail: office@pos-it.at
Telefon: +43 664 2345701
Impressum: https://pos-it.at/impressum/
Anfragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung von Betroffenenrechten können an office@pos-it.at gerichtet werden.
2. GELTUNGSBEREICH
Diese Datenschutzerklärung gilt für das Pos-IT Hostingpanel, die dazugehörigen Anmelde-, Kunden-, Reseller- und Verwaltungsbereiche sowie die damit verbundenen Hintergrundprozesse und Schnittstellen.
Das Hostingpanel dient insbesondere der Verwaltung von Kundenkonten, Hosting-Leistungen, Domains und DNS-Einträgen, Serverinformationen, Verträgen, Rechnungen, Zahlungen, Dokumenten, Rollen und Sicherheitsfunktionen.
Für die allgemeine Unternehmenswebsite von Pos-IT und dort eingesetzte Inhalte oder Dienste gilt ergänzend die auf https://pos-it.at/impressum/ veröffentlichte Datenschutzerklärung.
3. ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN
Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung und Absicherung des Hostingpanels, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung von Verträgen, zur Abrechnung, zur Kundenbetreuung oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Abhängig von der konkreten Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen, Vertragsverwaltung, Leistungserbringung, Abrechnung und angeforderte Supportleistungen;
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Dokumentations-, Aufbewahrungs-, Steuer- und Nachweispflichten;
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb, die Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen;
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit für eine optionale Funktion eine freiwillige Einwilligung eingeholt wird.
Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
4. TECHNISCHE ZUGRIFFS- UND PROTOKOLLDATEN
Beim Aufruf des Hostingpanels können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, HTTP-Methode, Antwortstatus, Browser- und Geräteinformationen, Referrer, Sitzungskennung sowie Fehler- und Sicherheitsereignisse.
Diese Daten werden benötigt, um Seiten und Funktionen auszuliefern, Anmeldungen abzusichern, Fehler zu untersuchen sowie Angriffe und unberechtigte Zugriffe zu erkennen und abzuwehren. Technische Protokolle werden regelmäßig gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls, zur Beweissicherung oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht erforderlich ist.
5. BENUTZERKONTEN, ROLLEN UND SICHERHEIT
Für Benutzerkonten können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name, E-Mail-Adresse und interne Benutzerkennung;
- Passwort-Hash, Verifizierungs- und Anmeldeinformationen;
- Sprache, organisatorische Position und technische Systemrolle;
- Kunden-, Reseller- und Teamzuordnungen sowie Berechtigungen;
- Einladungs-, Freigabe- und Kontostatus;
- Zwei-Faktor-Geheimnis, Bestätigungszeitpunkt und geschützte Wiederherstellungscodes, sofern die Funktion aktiviert wird;
- Sicherheits-Sperren, administrative Maßnahmen und dazugehörige Nachweise.
Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Technische Rollen bestimmen die Zugriffsrechte; eine angezeigte Firmenposition erweitert Berechtigungen nicht automatisch. Sicherheitsrelevante Aktionen können mit handelndem Benutzer, Zeitpunkt, Grund und technischen Begleitdaten protokolliert werden.
Konten werden durch Pos-IT oder entsprechend berechtigte Personen angelegt beziehungsweise eingeladen. Ein Anspruch auf eine bestimmte Rolle oder Freischaltung besteht nicht allein aufgrund einer Registrierung oder Einladung.
6. KUNDEN-, RESELLER- UND STAMMDATEN
Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen können insbesondere Kundenname und Kundennummer, Firmenname, Abteilung, UID-Nummer, Rechnungsart, Anschrift, Land, Benutzerzuordnungen, Zuständigkeiten und freigegebene Supportrechte verarbeitet werden.
Bei Reseller-Beziehungen werden zusätzlich die Zuordnung zwischen Reseller und betreutem Kunden sowie die dafür eingeräumten Rollen und Berechtigungen verarbeitet. Reseller sehen nur die ihrem Mandanten zugeordneten Daten und Funktionen, soweit die technische Berechtigung dies erlaubt.
Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung der Kundenbeziehung, zur Vertragserfüllung, zur Rechnungslegung sowie zur eindeutigen Zuordnung von Leistungen und Ansprechpartnern.
7. HOSTING-, DOMAIN-, DNS- UND SERVERDATEN
Das Hostingpanel kann Daten zu gebuchten Leistungen, Tarifen, Speicher- und Nutzungskontingenten, Domains, DNS-Zonen und DNS-Einträgen, technischen Zieladressen, Servern, Diensten, Statuswerten und Messdaten verarbeiten.
DNS- und Serverdaten können im Einzelfall einen Personenbezug aufweisen, etwa wenn Domainnamen, Hostnamen, IP-Adressen oder technische Ansprechpartner einer natürlichen Person zugeordnet werden können. Änderungen und Synchronisationsvorgänge können mit Vorher-/Nachher-Werten, Ergebnis, Fehlertext und handelndem Benutzer protokolliert werden.
Soweit ein externer DNS-, Rechenzentrums- oder Infrastruktur-Anbieter für die beauftragte Leistung eingesetzt wird, werden die zur Durchführung notwendigen Daten an diesen Anbieter übermittelt.
8. VERTRÄGE, DOKUMENTE UND RECHNUNGEN
Für die Vertrags- und Abrechnungsverwaltung können insbesondere Vertrags- und Kundennummern, Leistungspositionen, Preise, Rabatte, Laufzeiten, Kündigungsanfragen, Begründungen, Freigaben, Rechnungsdaten, Zahlungsreferenzen, Fälligkeiten, Zahlungsstatus und Versandnachweise verarbeitet werden.
Hochgeladene Vertragsdokumente und endgültige Rechnungs-PDFs werden in einem geschützten Archiv gespeichert. Zusätzlich können Dateiname, Dateityp, Dateigröße, Prüfsumme, Version, hochladende Person und Zeitpunkt gespeichert werden. Änderungs- und Freigabevorgänge können in einer Audit-Historie mit Benutzer, Rolle, IP-Adresse und Browserkennung dokumentiert werden.
Diese Daten werden zur Vertragserfüllung, nachvollziehbaren Abrechnung, Kundeninformation, Beweissicherung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.
9. ZAHLUNGS- UND BANKDATEN
Je nach vereinbarter Zahlungsart können Banküberweisung, SEPA-Lastschrift oder wiederkehrende Kartenzahlung unterstützt werden.
Bei SEPA-Lastschriften können Kontoinhaber, IBAN, BIC, Mandatsart, Mandatsreferenz und Unterzeichnungsdatum verarbeitet und in Zahlungsdateien übernommen werden. Bei Bankauszugsimporten können Buchungsdatum, Betrag, Währung, Verwendungszweck, Gegenkonto, Kontoinhaber und technische Importdaten verarbeitet werden, um Zahlungen Rechnungen zuzuordnen.
Bei direkter EBICS-Anbindung kommuniziert das Hostingpanel mit der von Pos-IT eingerichteten Bank. Zugangsdaten und Schlüsselmaterial werden nur für die Bankkommunikation und in geschützten Speicherbereichen verwendet.
Wenn eine optionale Open-Banking-Anbindung ausdrücklich aktiviert wird, werden die für die Kontoverbindung und den Abruf freigegebenen Kontoinformationen über den bei der Einrichtung bezeichneten Anbieter verarbeitet. Vor Aktivierung sind Anbieter, Datenumfang und Bedingungen gesondert zu prüfen.
Für Kartenzahlungen kann Stripe eingesetzt werden. Die Eingabe vollständiger Kartendaten erfolgt auf einer von Stripe bereitgestellten Zahlungsseite. Das Hostingpanel speichert insbesondere Anbieter-Kunden- und Zahlungsmittelkennungen, Kartenmarke, letzte vier Ziffern, Ablaufmonat und -jahr, Status, Einwilligungsnachweis sowie Zahlungsversuche. Vollständige Kartennummern oder Kartenprüfnummern werden nicht im Hostingpanel gespeichert.
10. E-MAILS, BENACHRICHTIGUNGEN UND SUPPORT
Das Hostingpanel kann E-Mails und Benachrichtigungen zu Einladungen, Anmeldungen, Sicherheitsereignissen, Verträgen, Rechnungen und Zahlungen versenden. Dabei werden insbesondere Empfängeradresse, Betreff, Nachrichtentext, Versandzeitpunkt, Status und mögliche Fehler verarbeitet.
Bei Supportanfragen verarbeiten wir die mitgeteilten Kontakt-, Vertrags- und technischen Informationen, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist. E-Mails können über den von Pos-IT konfigurierten Mail-Dienstleister zugestellt werden.
11. COOKIES, SITZUNGEN UND BROWSER-SPEICHER
Das Hostingpanel verwendet technisch erforderliche Cookies, insbesondere für die Sitzung, Anmeldefunktion, CSRF-Schutz und gegebenenfalls die Funktion „angemeldet bleiben“. Ohne diese Cookies können geschützte Bereiche nicht sicher bereitgestellt werden.
Sprache, Farbschema, Textgröße, Kontrast und Einstellungen zur Farbwahrnehmung können in der Sitzung beziehungsweise im lokalen Speicher des Browsers gespeichert werden. Diese Einstellungen dienen ausschließlich der Bedienbarkeit und Darstellung und können über die Browserfunktionen gelöscht werden.
Das Hostingpanel setzt nach dem derzeitigen Funktionsumfang keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Werden künftig optionale, einwilligungspflichtige Dienste ergänzt, werden diese erst nach einer entsprechenden Information und Einwilligung aktiviert.
Zur Darstellung der Schrift kann Bunny Fonts eingebunden werden. Beim Abruf der Schriftdateien erhält der Dienst technisch bedingt insbesondere die IP-Adresse und Browserinformationen. Die Einbindung erfolgt zur einheitlichen und effizienten Darstellung des Angebots auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
12. EMPFÄNGER UND AUFTRAGSVERARBEITER
Innerhalb von Pos-IT erhalten nur Personen Zugriff, die diesen für ihre Aufgabe und entsprechend ihrer Systemrolle benötigen. Darüber hinaus können Daten, soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:
- Hosting-, Rechenzentrums-, Backup- und Infrastruktur-Dienstleister;
- E-Mail- und Kommunikationsdienstleister;
- DNS- und Domain-Anbieter;
- Banken, EBICS-Teilnehmer und Zahlungsdienstleister;
- Steuerberatung, Buchhaltung sowie rechtliche oder technische Beratung;
- Behörden, Gerichte oder sonstige Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung.
Personenbezogene Daten werden nicht verkauft. Dienstleister werden entsprechend den gesetzlichen Anforderungen ausgewählt und, soweit erforderlich, vertraglich als Auftragsverarbeiter gebunden.
13. VERARBEITUNG AUSSERHALB DES EWR
Einzelne technische oder Zahlungsdienstleister können Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Eine solche Übermittlung erfolgt nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.
Ob eine Drittlandübermittlung stattfindet, hängt von den tatsächlich aktivierten Anbietern, deren Infrastruktur und der gewählten Funktion ab. Nähere Informationen ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters.
14. SPEICHERDAUER UND LÖSCHUNG
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Dabei gelten insbesondere folgende Kriterien:
- Kontodaten bis zur Deaktivierung oder Löschung des Kontos, soweit keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist;
- Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen;
- Dokumente und Audit-Nachweise so lange, wie dies für Vertragsabwicklung, Nachweis oder Anspruchsabwehr erforderlich ist;
- technische Protokolle und Fehlermeldungen nur für den für Betrieb und Sicherheit notwendigen Zeitraum;
- Daten in Sicherungskopien bis zur planmäßigen Überschreibung, sofern keine längere Sicherung erforderlich ist.
Nach Wegfall des Zwecks werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Pflicht oder ein vorrangiger berechtigter Grund zur weiteren Speicherung besteht.
15. RECHTE BETROFFENER PERSONEN
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.
Zur Bearbeitung einer Anfrage kann ein Identitätsnachweis erforderlich sein, damit personenbezogene Daten nicht an unberechtigte Personen offengelegt oder verändert werden. Anfragen können an office@pos-it.at gerichtet werden.
16. BESCHWERDERECHT
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies insbesondere die Österreichische Datenschutzbehörde, erreichbar unter https://www.dsb.gv.at/.
17. DATENSICHERHEIT
Pos-IT setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, Veränderung und Offenlegung zu schützen. Dazu gehören je nach Schutzbedarf insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, Passwort-Hashing, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Sicherheits-Sperren, Protokollierung, getrennte Archive und Sicherungskopien.
Kein technisches System kann absolute Sicherheit gewährleisten. Sicherheitsrelevante Auffälligkeiten oder vermutete unberechtigte Zugriffe sollten unverzüglich an office@pos-it.at gemeldet werden.
18. ÄNDERUNGEN UND SPRACHFASSUNGEN
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils im Hostingpanel veröffentlichte Fassung.
Die deutsche und englische Fassung dienen demselben Informationszweck. Bei Auslegungsunterschieden ist, soweit rechtlich zulässig, die deutsche Fassung maßgeblich.